ATRIBUIÇÕES

A gestão de documentos arquivísticos é necessária em todas as rotinas de trabalho, pois contribui para diminuir a ocupação do espaço físico, coopera para a tomada de decisão, facilita a recuperação da informação e permite a construção da memória institucional. Somente assim, a instituição como um todo poderá obter resultados positivos e duradouros, com o controle desejado da massa documental e da informação nela depositada. Para tanto, o IFSP possui uma regulamentação própria para o arquivamento e descarte de toda a documentação produzida na instituição.

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - Copad (reitoria) e as Subcomissões Permanente de Avaliação de Documentos - SubCopads (câmpus) são responsáveis por orientar e realizar a análise do processo de seleção dos documentos produzidos que serão descartados e os que são de guarda permanente, e, portanto, precisam ser arquivados segundo regulamentação específica.

A análise documental de cada setor precisa ser realizada em conjunto com pelo menos um servidor do setor, e também é necessário que todos conheçam minimamente o essencial da legislação para a guarda e preservação dos documentos evitando, dessa forma, o descarte dos mesmos antes da avaliação pelas Copad e Subcopad. A tabela de temporalidade é um instrumento utilizado, pois já estabelece e direciona os critérios adotados para o arquivo de informações. Os documentos que não estão previstos nesta tabela passam por análise e triagem pela comissão.

Para consultar a tabela de temporalidade e outros documentos pertinentes, acesse a aba “documentos”.